Quanto maior a quantidade de pessoas que lidam com o material e quanto mais extensos número e variedade deste, maior será a dificuldade para se distinguir um item do outro. De tal aumento decorre a necessidade de se estabelecerem processos padronizados e adequados para a execução dessa tarefa, com “linguagem padrão”.

Não basta, porém, identificar cada objeto, pois, se o número total de itens for muito elevado, persistirá a dificuldade de selecionar as informações necessárias. Mister se toma ordená-las e divulgá-las de forma racional e padronizada, de modo a possibilitar fácil e pronta  localização do material e a recuperação de uma identificação.

Levando-se em consideração o desenvolvimento e racionalização nas compras efetuadas pelo Ministério da Defesa, foi publicada Portaria sobre a aplicação de Cláusula Contratual de Catalogação.

A norma define que todo o conjunto de dados de que trata essa Portaria será especificado no momento da elaboração do contrato por meio de Cláusula Contratual de Catalogação, sob a égide da Agência de Catalogação, que possui responsabilidade técnica sobre o material.

A Agência de Catalogação da contratante deverá ter participação ativa e prestar assessoria durante a elaboração da Cláusula Contratual de Catalogação. Nos editais de licitações e nos contratos de aquisição de meios, equipamentos, sistemas ou qualquer outro material deverão constar cláusulas versando sobre catalogação, que exijam do contratado o fornecimento de dados técnicos e gerenciais que permitam identificar os itens de suprimento a fornecer.

A entrega pelo contratado dos dados técnicos e gerenciais do material, necessários para a identificação e o gerenciamento dos itens de suprimento, ocorrerá preferencialmente antes do início do fornecimento do material objeto principal do contrato. Essa entrega deverá estar descrita como um evento do cronograma de desembolso financeiro.

Vários pontos positivos da norma podem ser destacados, como a responsabilidade do contratado de fornecer os dados técnicos a partir dos sistemas logísticos, em formato digital aberto, manipulável e portável, utilizando tecnologia de informação apropriada, para manter a integridade das informações. Caso haja a impossibilidade de fornecimento por esse método, fica a contratante responsável pela integridade dos dados recebidos.

Todos os encargos financeiros decorrentes das ações visando à obtenção dos dados técnicos e gerenciais, independentemente de origem e procedência do objeto do contrato, correrão a expensas do contratado.