Por Jaques Fernando Reolon

No âmbito privado, a comunicação entre empresas e pessoas é simples, basta seguir a boa
etiqueta. Com a administração pública, todavia, há um formalismo exigido por razões éticas e legais e o
desconhecimento dessa peculiaridade pode originar problemas.

Os empresários, geralmente, tem a iniciativa de comunicar-se com a Administração para apresentar seus produtos. A Administração, por sua vez, precisa dos empresários para cotar preços, conhecer as novidades do mercado e várias outras situações.

De regra, entre empresas privadas, basta um simples telefonema, mas audiências¹ com agentes públicos demandam formalidades exigidas em atos normativos. Sempre que o agente público for da esfera federal, exige-se seja realizado um pedido de audiência, por escrito, por fax ou eletrônico, indicando: i) o requerente; ii) a data e hora em
que pretende ser ouvido e, quando for o caso, as razões da urgência; iii) o assunto e iv) a identificação de acompanhantes, se houver, e seu interesse no assunto.

Essas audiências devem ser formalizadas, pois os agentes públicos prestam contas de seus atos à coletividade, se assim o for exigido. Sem se delongar, a formalização permite o controle social ou dos órgãos responsáveis sobre todo o contexto do relacionamento público privado e suas eventuais consequências.

Até os documentos públicos, custodiados sob o preceito da transparência e da publicidade, acessíveis a todos, demandam um pedido formal, por meio eletrônico ou papel, com base na lei de acesso à informação, para serem disponibilizados para consulta.

A inobservância dessas formalidades, em contexto de normalidade, não ensejará consequências punitivas, mas em situações incomuns, poderá haver procedimentos de apuração, com resultados imprevisíveis. Desnecessário falar das execuções de contratos em que empresas metem os pés pelas mãos e tem prejuízos graves ou seus contratos rescindidos por falhas que poderiam ser evitadas se houvesse presente uma consultoria especializada em gestão pública.
Vale frisar: voluntarismo e práticas da área privada não são afetas à gestão pública. Por isso, o relacionamento com a seara pública não é tão simples e fácil como pensam alguns voluntariosos, mas exige conhecimento para que a boa intenção não se converta em ilícito.

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1 Audiência não é o termo adequado, mas é usado correntemente em manuais oficiais para designar
reuniões em que agentes públicos recebem particulares.