por J. U. Jacoby Fernandes

Um processo de compras públicas, para atingir a sua finalidade, exige dos profissionais que o conduzem um esforço inicial para garantir um bom planejamento das aquisições de bens e serviços. A boa gestão dos recursos públicos passa necessariamente por um efetivo planejamento das contratações firmadas entre os órgãos estatais e os particulares. Essas contratações devem ser guiadas por regras claras não apenas do ponto de vista legal, mas também por ações que busquem a eficiência nas aquisições por meio de estudos de viabilidade das compras e gestão de risco das ações.

A todo esse conjunto de técnicas de planejamento das compras públicas dá-se o nome de Governança das Contratações, tema de bastante interesse por parte do Tribunal de Contas da União – TCU. Para a Corte de Contas, a Governança de Contratações compreende essencialmente “o conjunto de mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão das contratações, com objetivo de que as contratações agreguem valor ao negócio da organização, com riscos aceitáveis”¹.

Para bem regular o processo de contratações, recentemente o Ministério do Trabalho publicou uma portaria detalhada sobre o planejamento de contratação de bens. De maneira explicativa, a norma estabelece:

Art. 2º O Planejamento da Contratação de bens e serviços, incluindo-se alterações e renovações contratuais, sob o regime de execução indireta no âmbito do Ministério do Trabalho será realizado observando-se o disposto nesta Portaria e o cumprimento das seguintes etapas:

I – Cronograma de execução de todas as etapas do Planejamento da Contratação;

II – Estudos Preliminares;

III – Gerenciamento de Riscos; e

IV – Termo de Referência ou Projeto Básico

  • 1º As situações que ensejam a dispensa ou inexigibilidade da licitação exigem o cumprimento das etapas do Planejamento da Contratação, no que couber.2

A norma traz procedimentos a serem aplicados durante o processo de construção do cronograma de execução, estudos preliminares, feitura do projeto básico ou termo de referência, entre outras etapas. Em relação ao controle das ações, o ministério fixa regras para o gerenciamento de risco das aquisições, explicando como funciona o Mapa de Riscos:

Art. 8º O Gerenciamento de Riscos materializa-se no documento Mapa de Riscos.

Parágrafo único. O Mapa de Riscos deve ser atualizado e juntado aos autos do processo de contratação, pelo menos:

I – ao final da elaboração dos Estudos Preliminares;

II – ao final da elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico;

III – após a fase de Seleção do Fornecedor; e

IV – após eventos relevantes durante a gestão do contrato pelos servidores responsáveis pelo acompanhamento e fiscalização, inclusive para fins de pagamento de faturas, nos termos do § 3º do art. 22 desta Portaria.2

Um ponto bastante relevante da norma refere-se às atividades de gestão e fiscalização da execução dos contratos. A norma fixa critérios para indicação dos gestores, recebimento provisório dos serviços e outros temas relacionados à gestão das avenças.

De maneira explicativa e conceitual, a norma define:

Art. 14. As atividades de gestão e fiscalização da execução contratual são o conjunto de ações que tem por objetivo aferir o cumprimento dos resultados previstos pela Administração para os serviços contratados, verificar a regularidade das obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como prestar apoio à instrução processual e o encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para a formalização dos procedimentos relativos a repactuação, alteração, reequilíbrio, prorrogação, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outras, com vista a assegurar o cumprimento das cláusulas avençadas e a solução de problemas relativos ao objeto.1

A atividade descrita competirá ao gestor da execução dos contratos, auxiliado pela fiscalização técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário. Essa última é explicada na portaria como o acompanhamento da execução contratual por pesquisa de satisfação junto ao usuário, com o objetivo de aferir os resultados da prestação dos serviços, os recursos materiais e os procedimentos utilizados pela contratada, quando for o caso, ou outro fator determinante para a avaliação dos aspectos qualitativos do objeto.

Reforçar a presença e a importância da sociedade por meio da pesquisa de satisfação dos usuários de serviços públicos é reforçar o controle social, tornando-o efetivo. Em diversas ocasiões neste informativo destacamos a nossa proposta da utilização das urnas eletrônicas em períodos não eleitorais para a aferição da satisfação dos servidores. O Tribunal Superior Eleitoral – TSE já se manifestou afirmando que é possível. Basta, agora, os órgãos públicos implementarem a prática, utilizando esse importante instrumento tecnológico usado apenas nas eleições e ociosos na maior parte do tempo.

A portaria corrobora a ideia da continuidade do controle, fixando que as atividades de gestão e fiscalização da execução contratual devem ser realizadas de forma preventiva, rotineira e sistemática. A norma estabelece ainda que as comunicações entre o Ministério do Trabalho e a contratada devem ser realizadas por escrito sempre que o ato exigir tal formalidade, admitindo-se, excepcionalmente, o uso de mensagem eletrônica para esse fim. A medida visa documentar as comunicações, servindo de meio para controle das atividades.

O gestor, o fiscal e a equipe responsável pela fiscalização do contrato também deverão realizar reuniões periódicas com o preposto pelo menos a cada trimestre durante a execução das avenças. Por fim, a norma prevê: “é vedada a contratação do mesmo prestador para realizar serviços de execução, de subsídios ou assistência à fiscalização ou supervisão relativos ao mesmo objeto, assegurando a necessária segregação das funções”. A medida é uma garantia da boa execução da obra, atribuindo a dois atores distintos a execução e a fiscalização. Com isso, evitam-se acobertamentos de desvios de condutas, o que contraria a moralidade e o interesse público.

1 TCU. Processo nº 025.068/2013-0. Acórdão nº 2.622/2015 – Plenário. Relator: ministro Augusto Nardes.

2 MINISTÉRIO DO TRABALHO. Portaria nº 751, de 12 de setembro de 2018. Diário Oficial da União [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 13 set. 2018. Seção 1, p. 102-104.