por J. U. Jacoby Fernandes

Encontrar meios de tornar a máquina pública mais eficiente é, recentemente, um dos maiores desafios entre aqueles que se aventuram na função de gestor público. E não faltam iniciativas do Governo Federal que objetivam esse fim. Em março do ano passado, por exemplo, o Governo Federal criou o Conselho Nacional para a Desburocratização – Brasil Eficiente, em busca de institucionalizar as ações em prol de uma melhoria na gestão pública.

Entre as competências do grupo criado, consta assessorar o presidente da República na formulação de políticas voltadas ao desenvolvimento sustentável, para promover a simplificação administrativa, a modernização da gestão pública e a melhoria da prestação de serviços públicos às empresas, aos cidadãos e à sociedade civil.

A desburocratização dos serviços não é uma discussão recente. Ainda no ano de 2005 foi instituído o Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização – Gespública com o objetivo de estimular e apoiar os órgãos e entidades públicos a implementarem medidas de fortalecimento em sua gestão interna, a fim de oferecerem serviços de melhor qualidade aos cidadãos.

Uma boa prática para reduzir arquivos e modernizar a Administração Pública é eliminar documentos que não tenham mais interesse para as partes, após triagem. Sob esse raciocínio, o Comando da Marinha publicou recentemente uma portaria em que estabeleceu procedimentos para eliminação de documentos não movimentados por mais de 360 dias. A medida surge considerando a necessidade de racionalização do uso dos espaços nas capitanias, delegacias e agências. Para fins de eliminação dos documentos, assim estabelece a portaria:

Art. 2º As Capitanias e suas Organizações Militares subordinadas deverão adotar as seguintes providências:

§ 1º – emitir portaria de designação de uma Comissão de Eliminação de Documentos, conforme modelo que a esta acompanha;

2º – realizar levantamento dos processos que estejam enquadrados nas situações citadas no Artigo 1º por intermédio da Comissão de Eliminação de Documentos e emitir um Termo de Destruição de Documentos;

§ 3º – as Capitanias deverão elaborar um Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, que englobe os processos existentes nas suas Delegacias e Agências subordinadas, que se enquadrem em uma das situações mencionadas no Art. 1º. O Edital, conforme modelo que a esta acompanha, deverá ser publicado no Diário Oficial da União e na respectiva página na internet. As Capitanias, Delegacias e Agências deverão promover ampla divulgação dos processos passíveis de eliminação. Organizações tais como marinas, iate clubes, entidades náuticas, escolas náuticas cadastradas e colônias de pesca, deverão ser informadas do Edital referente aos processos em lide, para proverem disseminação local. Adicionalmente nas CP/DL/AG, os Editais deverão ser fixados em locais visíveis, de fácil acesso ao público externo;

§ 4º – findo o prazo estabelecido, emitir o Termo de Eliminação de Documentos, conforme o modelo que a esta acompanha.1

Ao estabelecer um marco temporal para a manutenção dos documentos, a Marinha cria um dever de diligência dos interessados nos processos em andamento, exigindo destes participação ativa e acompanhamento rotineiro de suas demandas. Não é razoável que a Administração utilize seus recursos humanos e materiais para gerenciar processos que apenas servem para acumular documentos nos arquivos dos órgãos públicos.

1 MINISTÉRIO DA DEFESA. Comando da Marinha. Portaria nº 34/DPC, de 25 de janeiro de 2018. Diário Oficial da União [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 29 jan. 2018. Seção 1, p. 45.