A ata de registro de preços é instrumento por meio de qual se realiza a relação jurídica de natureza obrigacional no Sistema de Registro de Preços – SRP. Por esse motivo, é necessário publicar a minuta da ata de registro de preços como anexo ao edital de licitação.

Esse caráter obrigacional ficou evidenciado no decreto que estabelece o SRP, ao conceituar ata de registro de preços da seguinte forma: “Art. 2º […] II – ata de registro de preços- documento vinculativo, obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, em que se registram os preços, fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas; […]”.

O Decreto nº 3.931/2001 passou a admitir que a ata de registro de preços fosse amplamente utilizada por outros órgãos, maximizando o esforço das unidades administrativas que implantaram o SRP.

O referido Decreto dividiu os usuários da respectiva ata de registro de preços em duas categorias. A primeira representada pelos órgãos participantes, aqueles que, no momento da convocação do órgão gerenciador, comparecem e participam da implantação do SRP, informando os objetos pretendidos, qualidade e quantidade. A segunda categoria é a dos órgãos não participantes que, não tendo participado na época oportuna, informando suas estimativas de consumo, requerem, posteriormente, ao órgão gerenciador o uso da ata de registro de preços.

Essa última categoria causou inúmeras discussões jurídicas e doutrinárias a respeito de sua legalidade e constitucionalidade e não foi sequer objeto de conceituação propriamente dita por parte do referido diploma legal, cabendo à doutrina e à própria jurisprudência tratar do tema.

Felizmente, para harmonização do referido cenário, o Decreto nº 3.931/2001 foi revogado pelo recente Decreto nº 7.892/2013, que, além de manter a classificação dos usuários da ata de registro de preços introduzida pelo antigo decreto, cuidou de conceituá-los de forma uniforme:

a) órgão participante – órgão ou entidade da Administração Pública Federal que participa dos procedimentos iniciais do Sistema de Registro de Preços e integra a ata de registro de preços (art. 2º, IV);

b) órgão não participante – órgão ou entidade da Administração Pública que, não tendo participado dos procedimentos iniciais da licitação, atendidos os requisitos desta norma, faz adesão à ata de registro de preços (art. 2º, V).

Para a adesão de órgão à ata de registro de preços, porém, o Decreto Federal determinou algumas limitações. Uma delas refere-se à necessidade de o instrumento convocatório prever que o quantitativo decorrente das adesões não poderá exceder, na totalidade, ao quíntuplo do quantitativo de cada item registrado na ata de registro de preços para o órgão gerenciador e órgãos participantes, independentemente do número de órgãos não participantes que aderirem.

No mesmo sentido, a Controladoria Geral do Estado de Mato Grosso – CGE/MT recomendou à Secretaria de Estado de Gestão – Seges que estabelecesse o limite de cinco vezes para autorização de adesão “carona” de órgãos de outros poderes e esferas governamentais às atas de registro de preços gerenciadas pelo Poder Executivo do estado.

O limite foi positivado em Decreto Estadual nº 453/2016, que alterou o Decreto Estadual nº 7.217/2006. A adoção da limitação, porém, vem sendo recomendada pela Controladoria desde o ano de 2009 em sucessivos trabalhos de auditoria e controle, como forma de atender a doutrina e a jurisprudência do Tribunal de Contas da União – TCU e do estado – TCE/MT.

Insculpir a ordem em decreto é uma forma de deixar claro a toda a Administração Pública o dever de seguir aquele preceito. Nesse sentido, a Secretaria de Estado de Mato Grosso tomou uma decisão acertada.

Fonte: Estado limita autorização de adesões às atas de registro de preços. Portal Cenário MT. Disponível em: <http://www.cenariomt.com.br/noticia/533555/estado-limita-autorizacao-de-adesoes-as-atas-de-registro-de-precos.html>. Acesso em: 04 jul. 2016.