por J. U. Jacoby Fernandes

A gestão de documentos nos órgãos públicos, além de representar uma necessidade de formalização de procedimentos, auxilia a gestão pública em casos de busca de informações e formação de arquivo de dados. Em um período de avanços tecnológicos, a gestão dos documentos se torna ainda mais importante, devendo os órgãos manter sistemas racionais de gestão de dados.

Como forma de concentrar as ações de gestão de documentos, o Ministério das Cidades decidiu reconstituir a Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SC-SIGA. A reinstituição do órgão atende à necessidade de suporte aos processos decisórios do órgão e resposta às solicitações de acesso à informação. Entre as atribuições da subcomissão, destacam-se:

I – propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão da informação e documentação a serem implantadas em conformidade com as normas vigentes no âmbito da Administração Pública federal;

II – implantar, integrar, coordenar e controlar as atividades de gestão da informação e documentação, em conformidade com as normas aprovadas pelo Órgão Central do SIGA e em harmonia com as normas dos demais sistemas administrativos do Poder Executivo Federal, os padrões e melhores práticas de gestão da informação e documentação e as determinações dos órgãos de controle;

[…]

IV – promover a preservação da memória institucional;

[…]

IX – garantir ao cidadão, aos órgãos e às entidades da Administração Pública, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;1

A portaria deixa claro que os desdobramentos das diretrizes quanto à elaboração dos atos normativos ou ordinatórios que tratam da gestão da informação e documentação são de competência privativa da Secretaria Executiva do Ministério das Cidades, por meio da Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SC-SIGA. Em suas ações, a subcomissão receberá o apoio integral do Ministério das Cidades.

Por meio da delegação de competência estabelecida com a reconstituição do órgão para gestão de documentos, o Ministério das Cidades atende aos ditames da Política de Governança Digital estabelecida no Decreto nº 8.638, de 15 de janeiro de 2016, além de garantir maior rapidez e objetividade às decisões, conforme prevê o Decreto-Lei nº 200/1967.

A portaria trata, ainda, da composição da subcomissão, nomeando os representantes da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração, da Companhia Brasileira de Trens Urbanos – CBTU; e da Empresa de Trens Urbanos de Porto Alegre S.A – TRENSURB, que comporão o colegiado. As reuniões ordinárias e extraordinárias serão realizadas, preferencialmente, em modo presencial na sede do Ministério das Cidades. Eventualmente, poderão ser realizadas reuniões virtuais, com apoio de recursos tecnológicos para transmissão audiovisual simultânea.

1 MINISTÉRIO DAS CIDADES. Portaria nº 341, de 22 de maio de 2018. Diário Oficial da União [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 23 maio 2018. Seção 1, p. 36.