A imagem bucólica das repartições públicas desorganizadas e com pilhas de papéis espalhadas pelas mesas figura no imaginário popular. Nas representações artísticas, em geral, destaca-se a ineficiência do serviço público em clara dissonância com aquilo que se propõe o Estado Brasileiro na Constituição de 1988. Essa imagem, porém, cada vez mais tem se tornado mera representação fictícia, lembrança de um longínquo passado que ficou apenas na memória.

Em norma publicada no Diário Oficial da União desta terça-feira, 17 de novembro, o Departamento de Polícia Rodoviária Federal estabeleceu procedimentos e regras para o funcionamento do Sistema Eletrônico de Informações. O sistema foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região – TRF4 e é cedido gratuitamente às instituições públicas, por meio do projeto Processo Eletrônico Nacional.

A virtualização dos processos é uma tendência para uma sociedade cada vez mais informatizada, que opera continuamente por meios eletrônicos. Entre as inúmeras vantagens desse procedimento está a possibilidade de atuação simultânea de diversas unidades distantes fisicamente em um mesmo processo, bem como a óbvia economia de recursos materiais como folhas de papel, envelopes e custos com remessa de documentos.

A virtualização, porém, não pode ser realizada de maneira desordenada, é necessária a construção de sistemas estáveis e que garantam a segurança da informação ali contida. E esse trabalho foi realizado de maneira eficiente pelos técnicos do TRF4.

. O sistema foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região – TRF4 e é cedido gratuitamente às instituições públicas, por meio do projeto Processo Eletrônico Nacional
O sistema foi desenvolvido pelos técnicos do TRF-4 e é cedido gratuitamente às instituições públicas, por meio do projeto Processo Eletrônico Nacional

No âmbito da Polícia Rodoviária Federal, o sistema deve estar plenamente ativo já para o próximo ano, conforme previsão do art. 5º da Instrução Normativa nº 61, publicada hoje: “todo documento administrativo produzido no âmbito da Polícia Rodoviária Federal, a partir de 1º de janeiro de 2016, deverá ser editado, assinado, tramitado e arquivado digitalmente por meio do SEI”. O art. 10, porém, faz a ressalva:

[…] em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI, para questões urgentes que não possam esperar o restabelecimento do sistema, estes poderão ser produzidos em suporte físico e assinados pela autoridade competente, podendo receber manualmente numeração sequencial, se for o caso.

Publicidade e Transparência

O princípio da publicidade está consagrado textualmente na Constituição de 1988 como um dos princípios basilares da Administração Pública: “a administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência […]”. Não há qualquer dúvida sobre a importância desse princípio para a segurança do cidadão em relação ao Estado.

O princípio da publicidade traz consigo o dever do Estado de agir com transparência. A regra, então, é que os atos sejam públicos e que todos possam ter acesso a eles. Determinados atos da Administração, no entanto, precisam ser realizados de forma sigilosa, para a própria segurança e garantia dos administrados. Esses atos não foram esquecidos na normatização do SEI.

O § 5º do art. 11 da IN assim explica: “no caso de documento externo sigiloso ou que diga respeito a procedimento licitatório, a unidade responsável pelo recebimento encaminhará à unidade competente, digitalizando apenas o envelope, para que esta proceda à digitalização e o devido registro no SEI”. Portanto, algumas cautelas precisam ser tomadas em casos específicos que possam lesar o administrado caso sejam realizados publicamente.

De todo modo, o sigilo é uma exceção e assim deve ser visto. A regra é a transparência. Um Sistema informatizado como o SEI permite maior acesso a informações da Administração Pública. Em vez de longas filas nas secretarias dos órgãos e nas salas de protocolo, agora a informação poderá ser disponibilizada virtualmente.

Conforme explicam os idealizadores do sistema, “o SEI adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos. O sistema tem como princípio a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema”.

Fonte: DEPARTAMENTO DE POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL. Instrução Normativa nº 61, de 13 de novembro de 2015. Diário Oficial da União [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 17 nov. 2015. Seção 1, p. 31.

Fonte: Extraído do Informativo Elo de 17 de nov. de 2015