Toda contratação pública, cujo objeto possa ter seus custos unitários e global estimados, deve ser instruída com orçamento estimado na forma de planilha de custos e formação de preços. Trata-se de exigência legal e regulamentar: art. 7º, §2º, II e § 9º, c/c o art. 40, §2º, II, da Lei 8.666/93; art. 8º, II, Regulamento do Pregão aprovado pelo Decreto 3.555/2000; art. 9º, §2º e art. 30, III, do Decreto 5.450/2005; e art. 15, XII, “a”, IN SLTI/MPOG 02/2008.

A planilha, contudo, não é um fim em si mesma; tem caráter instrumental: na fase de planejamento (dita fase interna da licitação), permite conhecer o objeto em sua expressão financeira/monetária (quanto custa?); por ocasião do julgamento da proposta, a exequibilidade e seriedade desta se afere pelo exame da planilha; durante a gestão do contrato, é instrumento sem o qual a repactuação de preços resta inviabilizada; ademais, a planilha é instrumento útil à fiscalização contratual.

Um gestor ou fiscal de contrato (especialmente contratos de terceirização) que não conhece a planilha de preços se assemelha a um piloto que conduz aeronave à noite, sem dispor de instrumentos de navegação. Um voo às cegas.